Kans voor een Kind

Stichting Kans voor een Kind

Privacy Statement

Kans voor een Kind verwerkt in het kader van de wensvervulling en haar andere activiteiten persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie over natuurlijke personen (met andere woorden: over mensen). Denk daarbij aan informatie als namen, telefoonnummers, adressen en e-mailadressen, maar ook bijvoorbeeld aan informatie op foto’s.

Graag informeren wij je duidelijk over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en op welke manieren wij jouw privacy beschermen. In dit privacy statement leggen wij daarom, onder andere, uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en wat jouw rechten zijn op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Stichting Kans voor een Kind is ‘verwerkingsverantwoordelijke’ voor deze verwerkingen van persoonsgegevens. Dat betekent dat Stichting Kans voor een Kind bepaalt voor welke doelen deze persoonsgegevens worden verwerkt en met welke middelen dit gebeurt.

Neem contact met ons op als je vragen of opmerkingen hebt, of wanneer je een verzoek wilt indienen voor de uitoefening van jouw rechten. Onze contactgegevens vind je onderaan dit document.

1. Soorten persoonsgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld als vrijwilliger, wensaanvrager, Founder, Sympathisant of donateur.

Ook verwerken wij voor en bij de wensvervulling persoonsgegevens over jou die wij niet rechtstreeks van jou, maar van iemand anders (namelijk jouw ouder(s), verzorger(s), voogd of school) hebben verkregen. Het gaat daarbij om de volgende persoonsgegevens:

Namen, adressen en geboortedata van kinderen voor wie een wensaanvraag wordt ingediend;
Namen en contactgegevens van de zorgverlenende instanties waar de kinderen onder behandeling zijn;
Omschrijvingen van het lijden (door ziekte, sociaal-maatschappelijke omstandigheden of door een andere oorzaak) van de kinderen waarvoor een wensaanvraag wordt ingediend;
Omschrijvingen van de wensen van de wensen van de kinderen;
Informatie over wie de ouder(s), verzorger(s) en/of voogd(en) zijn van de kinderen;
Informatie over waar de kinderen naar school gaan, als een school wensen aanvraagt.

Voor het verwerken van persoonsgegevens bij intake-gesprekken en wensvervullingen geldt een streng beleid, waaraan onze intakers en vrijwilligers zich moeten houden. Wij zorgen ervoor dat er op de juiste wijze met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan en dat deze goed beveiligd zijn.

2. Doel van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze (gerechtvaardigde) doelen. Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende gerechtvaardigde doelen:

Intern

1. Het voeren van een juiste en volledige boekhouding;

2. Het voldoen aan op ons rustende wettelijke plichten;

3. Het uitvoeren van sollicitatieprocedures en het aannemen van nieuwe vrijwilligers;

4. Het uitvoeren van vrijwilligersovereenkomsten;

5. Het voeren van een vrijwilligersadministratie.

Wensaanvraag en -vervulling

6. Het in behandeling nemen en beoordelen van aanvragen voor wensvervulling, op basis van onze ‘Criteria’

7. Het onderhouden van contact met ouder(s), verzorger(s) en/of voogden van de kind, over de wensvervulling en het kind;

8. Het vervullen van wensen;

9. Het evalueren van de tevredenheid over de wensvervulling, de betrokken intaker, de wensvervuller en het in kaart brengen van eventuele verbeterpunten.

Nieuwsbrief

10. Het (eventueel) verzenden van onze nieuwsbrief.

Donaties, Sympathisanten en Founders

11. Het verwerken van donaties;

12. Het behandelen van vragen en verzoeken van donateurs, Founders en Sympathisanten;

13. Het verwerven van Founders en daarmee samenhangende donaties, uitvoering van de ‘faciliteiten’ waarop een Founder conform afspraak recht heeft;

14. Het verwerven van Sympathisanten en daarmee samenhangende donaties, levering van de toegangskaarten voor de Benefietavond waarop Sympathisanten recht hebben.

Social media

15. Publiceren en delen van verslagen, foto's en filmpjes van wensvervullingen op website, Facebook-pagina, LinkedIn en Instagram, bij presentaties tijdens netwerkbijeenkomsten, op scholen of andere organisaties en tijdens de ‘Kidsday’ of andere activiteiten voor kinderen ten behoeve van marketingdoeleinden.

Website

16. het aanbieden van de website met behulp van cookies ;

17. het analyseren van het gebruik van de website met behulp van cookies;

18. Het plaatsen van lijsten met Sympathisanten en Founders op de website, onder meer met het oog op naamsbekendheid voor deze partijen;

19. Het plaatsen van posts op verscheidene social media (Facebook, LinkedIn, Instagram) met het oog op naamsbekendheid en het bieden van 'exposure' aan nieuwe Sympathisanten en Founders.

3. Grondslag van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens enkel voor zover daarvoor een verwerkingsgrondslag in de zin van de AVG van toepassing. Wij omschrijven hierna de toepasselijke verwerkingsgrondslagen. Daarbij geven wij aan voor welke van de (hiervoor genummerde) doelen de verwerkingsgrondslagen gelden. Voor de verwerkingen voor sommige van deze doelen gelden meerdere verwerkingsgrondslagen.

Toestemming

Een deel van de verwerkingen van persoonsgegevens vindt plaats op basis van jouw toestemming (of die van jouw ouders(s) of wettelijke vertegenwoordiger, als je nog geen 16 jaar oud bent of dit om een andere reden nodig is). Dit is voornamelijk het geval bij de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de wensvervulling, bij het verzenden van onze nieuwsbrief en bij het gebruik van verslagen, foto’s en filmpjes van de wensvervulling. Als je toestemming hebt verleend kun je deze altijd weer intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking van jouw persoonsgegevens in de periode dat jouw toestemming verleend was en je deze nog niet had ingetrokken.

Deze grondslag geldt voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor de hiervoor onder 6, 8, 9, 10, 15 en 19 omschreven doelen.

Gerechtvaardigd belang

Een groot deel van de verwerkingen van persoonsgegevens door Stichting Kans voor een Kind vindt plaats op grond van onze gerechtvaardigde belangen daarbij. Deze belangen zijn er in gelegen:
een juiste en volledige boekhouding en (vrijwilligers)administratie te kunnen voeren,
nieuwe vrijwilligers aan te kunnen trekken en aan te kunnen nemen,
vrijwilligers te kunnen inschakelen voor de wensvervulling,
een goede werkomgeving te kunnen bieden,
contact te onderhouden met ouder(s), verzorger(s) en/of voogd(en) van kinderen,
wensen zo goed mogelijk te kunnen vervullen,
wensvervulling te kunnen evalueren,
donateurs, Sympathisanten en Founders te werven en donaties te kunnen ontvangen en verwerken;
contact te onderhouden met donateurs, Sympathisanten en Founders;
onze website te kunnen aanbieden en verbeteren; en
‘exposure’ te kunnen bieden aan Founders en Sympathisanten.

Ten slotte hebben wij belang bij het kunnen selecteren van de kinderen voor de wensvervulling die het meest overeenkomen met de beoogde groep.

Deze grondslag geldt voor de verwerking voor de hiervoor onder 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18 en 19 omschreven doelen. Bij vragen over de afwegingen die aan het voorgaande ten grondslag liggen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Uitvoering overeenkomst

Een deel van de persoonsgegevensverwerkingen vindt plaats omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of om op jouw verzoek voorafgaand aan de sluiting van zo’n overeenkomst maatregelen te nemen. Dit geldt voor vrijwilligers, Sympathisanten en Founders.

Deze grondslag geldt voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor de hiervoor onder 3, 4, 13 en 14 omschreven doelen.

Wettelijke verplichting

Ten slotte vindt een deel van de verwerkingen van persoonsgegevens plaats omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Deze grondslag geldt voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor de hiervoor onder 1, 2, 4 en 5 omschreven doelen.

4. Verstrekking van jouw persoonsgegevens aan Stichting Kans voor een Kind

Je bent niet wettelijk of contractueel verplicht om jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wel is de verstrekking van (bepaalde van) jouw persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst met jou als vrijwilliger, Sympathisant of Founder te kunnen sluiten. Verstrek jij deze persoonsgegevens niet, dan kunnen wij mogelijk geen overeenkomst met je aangaan.

Ook is de verstrekking van de persoonsgegevens die wij vragen een noodzakelijke voorwaarde voor bijvoorbeeld de wensaanvraag en –vervulling, voor het ontvangen van onze nieuwsbrief en (voor wat betreft cookies) om je in staat te stellen onze website goed te kunnen gebruiken. Verstrek jij de betreffende persoonsgegevens niet aan ons, dan kunnen wij de wensaanvraag mogelijk niet in behandeling nemen, een wens mogelijk niet vervullen, je de nieuwsbrief toezenden of kun je mogelijk niet goed gebruik maken van onze website.

5. Ontvangers van jouw persoonsgegevens

Stichting Kans voor een Kind deelt jouw persoonsgegevens met derde partijen indien dat noodzakelijk is voor voornoemde verwerkingsdoelen. Denk daarbij aan onze boekhouder, partijen die meehelpen bij het organiseren en faciliteren van wensvervullingen en ICT-partijen.

Wij verstrekken persoonsgegevens voor zover noodzakelijk aan de volgende ontvangers:

een accountantskantoor, gevestigd te Oldenzaal;
Dienst Justis (voor wat betreft VOG-aanvragen van vrijwilligers);
organisaties die helpen bij de wensvervullingen (afhankelijk van de desbetreffende wensen);
onze Toetsingscommissie (bestaande uit deskundigen op sociaal maatschappelijk gebied, die de wensaanvraag onafhankelijk beoordelen);
Kans voor een Kind-scholen;
een internetbureau, gevestigd te Hengelo;
onze bank;
aanbieders van social media, zoals Facebook, LinkedIn en Instagram;
onze externe social media partner.

Stichting Kans voor een Kind verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan internationale organisaties.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Stichting Kans voor een Kind verwerkt jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de eerder omschreven doelen. Meer concreet betekent dit dat wij:
persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht, gedurende 7 jaar bewaren;
persoonsgegevens van vrijwilligers bewaren totdat de persoon in kwestie geen vrijwilliger meer is (behoudens de fiscale bewaarplicht);
persoonsgegevens die worden verwerkt bij wensvervullingen zo snel mogelijk na de wensvervulling verwijderen;
persoonsgegevens van donateurs zo snel mogelijk verwijderen nadat de donatie is afgewikkeld (behoudens de fiscale bewaarplicht);
persoonsgegevens van Sympathisanten en Founders zo snel mogelijk verwijderen nadat de overeenkomsten met hen zijn beëindigd;
verslagen van wensvervullingen uiterlijk na 3 jaar verwijderen van de website.

7. Rechten van betrokkenen

Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt, heb je op grond van de AVG verschillende rechten. Deze omschrijven wij hierna.

Recht op inzage, correctie en gegevensverwijdering

Je hebt het recht om van ons te vernemen of wij jouw persoonsgegevens verwerken en om deze persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking daarvan in te zien, voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten (zoals privacyrechten) en vrijheden van anderen.

Daarnaast heb je het recht om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn, maar wel door ons verwerkt worden, door ons te laten corrigeren.

Ook heb je onder omstandigheden het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit is het geval:

wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden verwerkt;
wanneer de persoonsgegevens verwerkt worden op basis van jouw toestemming, je die toestemming intrekt en er geen andere verwerkingsgrondslag van toepassing is;
wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en er geen zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
wanneer de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting van Kans voor een Kind verwijderd moeten worden;
wanneer de persoonsgegevens zijn verzameld in het kader van het aanbod van zogenaamde ‘diensten van de informatiemaatschappij’ aan kinderen die jonger zijn dan 16 jaar.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’. Dit kan in de volgende gevallen:

Je hebt de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist. De beperking geldt dan voor een periode die het voor ons mogelijk maakt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
De verwerking van jouw persoonsgegevens is niet rechtmatig en je hebt je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens. In plaats daarvan heb je verzocht om beperking van het gebruik van jouw persoonsgegevens;
Stichting Kans voor een Kind heeft jouw persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoelen, maar je hebt deze persoonsgegevens zelf nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Stichting Kans voor een Kind bij de verwerking zwaarder wegen dan die van jou.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt te verkrijgen, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Deze persoonsgegevens kun je vervolgens doorgeven aan een andere partij. Je kunt ons ook vragen om jouw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan die andere partij.

Het recht op overdraagbaarheid geldt alleen voor verstrekte gegevens die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van de volgende grondslagen:

jouw toestemming (of die van jouw ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger); of
de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent.

Recht van bezwaar

Je kunt onder omstandigheden bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens. Stichting Kans voor een Kind zal de verwerking dan staken, tenzij er sprake is dan dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Identificatie bij uitoefening

Uitoefening van jouw voornoemde rechten kan door een schriftelijk verzoek daartoe aan ons (waaronder ook een verzoek per e-mail wordt begrepen). Wij vragen je om je daarbij te identificeren. Dit kan door het overleggen van een geldig legitimatiebewijs (in aanwezigheid van een vrijwilliger van Stichting Kans voor een Kind) of door het meezenden van een kopie van een geldig legitimatiebewijs met het verzoek via e-mail. Een afschrift van de vastgelegde gegevens wordt vervolgens alleen verstrekt per post.

8. Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens). Dit kan bijvoorbeeld als je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens in lijn is met wettelijke voorschriften of je anderszins een klacht hebt.

9. Contact opnemen

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot dit privacy statement, de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van jouw rechten, kun je contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: diana@kansvooreenkind.nl.

10. Wijzigingen

Dit privacy statement kunnen wij wijzigen. Eventuele nieuwe versies van dit privacy statement zullen wij publiceren op de website. Wij raden je aan om het privacy statement periodiek opnieuw te bekijken.